인사 담당 혼자인 회사의 이러닝 운영 시간은 한 달에 몇 시간인가요?

이러닝 운영 시간이란 교육을 돌리기 위해 담당자가 매달 반복해서 쓰는 작업 시간의 합을 말합니다. 이 시간은 계정 관리, 수강 현황 확인, 독려 발송, 사내 보고 네 가지로 나뉘며, 이 중 매달 반복되는 항목이 몇 개인지에 따라 총량이 결정됩니다. 네 가지를 모두 수작업으로 하면 시간이 늘어나고, 초기 세팅으로 옮길 수 있는 항목을 옮기면 월 1~2시간대로 정리됩니다.

여기서 중요한 구분은 '교육을 몇 개 열었는가'가 아닙니다. 과정이 10개든 100개든, 담당자가 손을 대는 횟수가 같다면 운영 시간은 거의 같습니다.

반대로 과정이 하나뿐이어도 매달 엑셀로 명단을 내려받아 수강 여부를 대조하고 개별 메일을 보낸다면, 그 회사의 운영 시간은 매달 늘어납니다. 운영 시간을 줄이는 작업은 과정 수를 줄이는 일이 아니라 반복 작업의 개수를 줄이는 일입니다.

직원 18명 회사에서 운영 시간을 잡아먹는 구간은 어디인가요?

운영 시간이 늘어나는 구간은 담당자가 직접 명단을 대조하고, 개별로 연락하고, 보고 자료를 매번 새로 만드는 세 지점입니다. 이 세 가지는 직원 수가 적어도 사라지지 않으며, 오히려 인원이 적을수록 담당자 혼자 전부 떠안게 됩니다. 반대로 이 세 지점만 정리하면 나머지 업무는 대부분 자동으로 남습니다.

예를 들어 임직원 18명인 B2B 소프트웨어 회사에서 경영지원 팀장 한 명이 인사·총무·회계를 함께 맡고 있다고 가정해 보겠습니다. 교육을 도입한 첫 달에는 의욕적으로 전원 수강 현황을 확인했지만, 두 달째부터는 월말 정산과 겹쳐 확인 자체를 건너뛰게 됩니다.

• 명단 대조: 수강 여부를 엑셀로 내려받아 재직자 명단과 맞춰 보는 작업

• 개별 연락: 미수강자에게 한 명씩 메신저나 메일을 보내는 작업

• 보고 자료: 대표 보고용으로 매번 표와 그래프를 새로 만드는 작업

💡 운영 시간이 길어진 회사의 공통점은 교육을 많이 연 것이 아니라, 담당자가 손으로 대조하는 표를 하나 이상 들고 있다는 점입니다.

1인 담당자의 월 운영 공수는 어떻게 계산하나요?

월 운영 공수는 ① 작업 종류를 나열하고 → ② 각 작업의 1회 소요 시간을 적고 → ③ 한 달에 몇 번 반복되는지를 곱해서 더하는 순서로 계산합니다. 이 계산을 해 두면 도입 전에 "내가 매달 몇 시간을 쓰게 되는지"를 숫자로 확인할 수 있습니다. 사내 결재에서도 비용보다 이 숫자가 먼저 질문으로 들어옵니다.

앞의 18명 회사를 기준으로 가정해 계산해 보겠습니다. 실제 수치가 아니라 공수 구조를 보여주기 위한 예시입니다.

• 첫 번째, 계정 생성과 권한 부여입니다. 18명 일괄 등록은 처음 한 번 30분이고, 이후에는 입사자가 있는 달에만 5분입니다.

• 두 번째, 수강 현황 확인입니다. 운영 화면에서 진도율을 보는 일은 한 번에 10분이고, 월 1회면 10분입니다.

• 세 번째, 수강 독려입니다. 미수강자에게 일괄 메시지를 보내면 1회 10분, 월 1회면 10분입니다.

• 네 번째, 사내 보고입니다. 보고 양식을 처음 한 번 만들어 두면 매달 수치만 옮겨 적어 15분입니다.

이 가정대로면 초기 세팅 30분을 제외한 매달 반복 작업은 40분 안쪽입니다. 분기별 정산과 돌발 문의를 넉넉히 더해도 월 1~2시간 선에서 관리됩니다. 공수가 그보다 커졌다면 어느 항목이 수작업으로 남아 있는지 되짚어 보면 됩니다.

매달 하는 일과 처음 한 번만 하는 일은 어떻게 나누나요?

운영 업무는 매달 반복되는 일과 도입 시점에 한 번만 하면 되는 일로 나뉩니다. 운영 시간을 줄인 회사는 과정을 줄인 것이 아니라, 반복 항목에 있던 작업을 초기 1회 항목으로 옮긴 경우가 많습니다. 아래 표는 1인 인사 담당 체제에서 두 항목이 어떻게 갈리는지 정리한 것입니다.

여기서 가장 효과가 큰 항목은 독려 기준을 미리 정해 두는 일입니다. 가령 "매월 말일 기준 진도율 50% 미만이면 일괄 안내"라고 규칙을 정해 두면, 담당자는 매달 누구에게 보낼지 고민할 필요가 없습니다.

보고 양식도 마찬가지입니다. 처음에 한 번 틀을 만들어 두면 이후에는 숫자만 바꿔 넣게 되므로, 보고 준비 시간이 매달 30분대에서 15분 이하로 줄어듭니다.

운영 시간을 줄인 회사와 그대로인 회사는 무엇이 달랐나요?

두 경우를 가르는 기준은 담당자가 수강 현황을 '만드는가', '보는가'입니다. 운영 시간이 줄어든 쪽은 현황이 화면에 이미 집계돼 있어 확인만 했고, 그대로인 쪽은 매달 자료를 직접 만들어 보고했습니다. 같은 인원, 같은 과정이라도 이 차이에서 월 공수가 몇 배로 벌어집니다.

가령 20명 미만 제조 부품사의 인사 담당자가 사내 교육을 처음 도입한다고 해 보겠습니다. 첫 분기에는 수강 명단을 직접 정리하다가, 두 번째 분기부터 운영 화면의 진도율을 그대로 캡처해 보고서에 붙이는 방식으로 바꿨다고 가정하면, 매달 하던 대조 작업이 통째로 사라집니다.

• 교육 과정 선정은 직원이 직접 고르게 하고 담당자는 범위만 안내합니다.

• 수강 현황은 집계된 화면을 보는 방식으로 통일하고 별도 표를 만들지 않습니다.

• 수강증이나 이수 증빙은 요청이 올 때 발급하고, 미리 모아 두지 않습니다.

자주 묻는 질문

Q1. 직원 수가 20명 미만이면 이러닝보다 집합 교육이 운영 시간이 덜 들지 않나요?

집합 교육은 일정 조율, 장소 섭외, 강사 일정 확인이 매번 발생하므로 회차마다 담당자 작업이 새로 생깁니다. 이러닝은 초기 세팅 이후 반복 작업이 수강 현황 확인과 독려로 좁혀집니다. 교육 횟수가 연 1~2회라면 집합 교육도 가능하지만, 상시로 돌릴 계획이라면 온라인 쪽이 반복 공수가 적습니다.

Q2. 수강률이 낮을 때 담당자가 매달 독려하지 않아도 되나요?

독려 발송 기준을 미리 정해 두면 매달 판단하는 시간이 들지 않습니다. 진도율 기준과 발송 시점을 한 번 문서로 정해 두고, 그 기준에 걸린 인원에게 일괄 메시지를 보내는 방식이면 1회 10분 안팎으로 끝납니다. 개별 연락은 팀장 면담이 필요한 경우로만 한정하는 편이 좋습니다.

Q3. 인사 담당이 퇴사하거나 휴가일 때 운영이 멈추지 않나요?

운영 절차가 담당자 머릿속이 아니라 문서로 남아 있으면 멈추지 않습니다. 계정 등록 방법, 확인 주기, 독려 기준, 보고 양식 네 가지를 한 장으로 정리해 두면 대체 인력이 그대로 이어받을 수 있습니다. 1인 담당 체제일수록 이 한 장의 유무가 공백 기간의 차이를 만듭니다.

Q4. 교육 도입을 결재받을 때 운영 시간을 어떻게 설명하나요?

도입 전후로 담당자가 쓰는 시간을 작업 단위로 나눠 비교해 제시하면 설득력이 올라갑니다. 예를 들어 "초기 세팅 30분, 이후 매달 40분"처럼 반복 작업과 1회성 작업을 구분해 적으면, 결재자가 추가 인력 없이 운영 가능한지를 바로 판단할 수 있습니다.

직원 18명 규모에서 이러닝 교육의 운영 시간은 과정 수가 아니라 매달 반복되는 작업의 개수로 정해집니다. 계정 등록과 보고 양식을 초기 1회로 옮기고, 수강 현황은 집계된 화면을 확인하는 방식으로 통일하면 1인 담당 체제에서도 월 1~2시간 선으로 관리됩니다.

이 글이 다룬 문제는 담당자가 매달 수강 현황을 직접 만들어야 하는 구조였습니다. 클래스101 비즈니스는 온라인 구독형으로 운영되며, 수강 현황과 진도율을 운영 화면에서 바로 확인할 수 있고 수강 독려 메시지와 수강증 발급 기능을 함께 제공합니다. 별도 표를 만들지 않아도 되는 만큼, 인사 담당이 한 명인 회사에서도 반복 작업을 확인 단계로 좁힐 수 있습니다.

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