오프보딩 : 지금 우리 회사는 잘 헤어지고 있나요?

최근 근로자들의 평균 근속년수를 보면, 기업들이 퇴사 관리와 인재 유출 문제를 더 깊이 고민해야 할 때라는 생각이 듭니다. 고용노동부가 발표한 자료에 따르면 2022년까지 꾸준히 늘어나던 평균 근속연수가 2023년부터 다시 줄어드는 추이입니다.

해외에서도 비슷한 흐름이 나타나고 있어요. 해외 통계에 따르면 Z세대의 평균 근속연수는 1.1년밖에 되지 않는다고 하는데요. 앞으로 Z세대가 사회에 본격적으로 자리 잡으면, 퇴사자 수는 더 빠르게 늘어나고, 근속연수는 줄어들 가능성이 높아 보입니다.

퇴사자가 많아진다는 것은 무슨 의미일까요? 퇴사자는 우리 브랜드를 가장 가까이서 경험한 사람들이기 때문에, 회사의 이미지에 직접적인 영향을 미칠 수 있어요. 오늘은 퇴사자와 잘 이별하는 방법인 ‘오프보딩’에 대해서 알아보겠습니다.

오프보딩이란?

오프보딩이란 퇴사자의 마지막 경험을 체계적으로 관리하는 과정이에요. 단순히 퇴사 절차를 마무리하는 것이 아니라, 퇴사자가 조직을 떠나는 과정에서 긍정적인 관계를 유지하고, 생산적인 피드백을 들을 수 있습니다. 퇴사자도 우리의 중요한 인재였던 만큼, 마지막 순간까지 좋은 인상을 남기는 것이 중요하겠죠.

오프보딩은 퇴사자가 아닌 조직을 위한 일 입니다.

1. 조직의 성과 안정성을 유지할 수 있어요.

2023년 자발적 이직률이 2023년 대비 8.3% 증가하면서, 퇴사의 빈도가 더 잦아지는 추세입니다. 이렇게 잦은 퇴사로 퇴사자의 공백이 커지면 남은 직원들의 업무 과부하는 심해지고, 팀의 성과도 흔들릴 수밖에 없습니다. 업무가 갑자기 몰리면 기존 직원들의 피로도가 높아지고, 리소스 관리 미흡에 대한 불신이 쌓이기 쉬워요. 결국 연쇄적인 이탈로 이어질 가능성도 커지죠.

이런 문제를 막기 위해서는 퇴사자의 영향을 최소화하고, 조직의 안정성을 유지할 수 있는 오프보딩 프로세스가 필요합니다. 명확한 인수인계 절차를 통해 업무를 차질 없이 인수인계 받도록 관리하면, 조직의 성과를 안정적으로 유지할 수 있겠죠.

2. 회사 발전의 자양분이 돼요.

퇴사자는 단순히 회사를 떠나는 사람이 아니라, 조직이 성장할 수 있는 피드백을 남기는 마지막 고객이기도 해요. 오프보딩을 통해 퇴사가 예정된 사람의 솔직한 의견을 듣는 일은 흔치않은 값진 경험이죠. 근무 환경, 조직 문화, 업무 프로세스에서 개선이 필요한 부분을 찾는데 큰 힌트가 될 수 있습니다.

특히 퇴사자들이 반복적으로 지적하는 문제가 있다면, 이는 회사가 반드시 해결해야 할 중요한 과제일 가능성이 높아요. "왜 직원들이 이직을 결심했을까?", "업무 프로세스에서 불편한 점은 없었을까?" 같은 질문을 던지고 답을 찾아가다 보면, 오프보딩이 단순한 절차를 넘어 조직의 개선 방향을 도출하는 중요한 과정이 될 수 있단 것을 느낄 수 있을 겁니다.

3. 정보 유출의 리스크가 줄어들어요.

퇴사 과정에서 조직이 가장 신경 써야 할 부분은 정보 보안 관리예요. 퇴사자에게 부여된 시스템 접근 권한을 미처 해제하지 않거나, 계정 정보를 제대로 회수하지 않으면 예기치 않은 정보 유출 사고가 발생할 수 있죠.

그래서 오프보딩 과정에서는 자주 사용하던 계정을 곧바로 비활성화 처리하고, 고객 데이터와 같은 주요 데이터를 안전하게 보관했는지, 인계는 제대로 되었는지 확인하는 과정이 반드시 필요합니다.

또한, 직원이 이전에 사용하거나 보관하고 있던 회사의 자산(계약서, 기밀문서, 장비 등)을 완전히 회수하는 것도 중요한데요. 이 모든 과정을 체계적으로 정리하면, 퇴사자와 기업 모두 깔끔하게 정리된 상태로 새로운 출발을 할 수 있겠죠!

4. 퇴사자의 경험은 곧 기업의 브랜드가 돼요.

퇴사는 끝이 아니라, 퇴사자가 회사를 기억하는 마지막 순간이에요. 이 순간이 긍정적이면 기업에 대한 좋은 인상을 남기지만, 반대로 부정적인 경험으로 남는다면 회사의 평판에도 영향을 미칠 수 있죠.

실제로 한 조사에 따르면, 퇴사 경험이 부정적일 경우 퇴사자의 52%가 소셜미디어에 부정적인 후기를 남긴다고 해요. 기업이 퇴사자 관리를 소홀히 하면, 이들의 불만이 온라인을 통해 퍼지면서 향후 인재 채용과 브랜드 이미지에도 악영향을 줄 수 있다는 의미예요. 반면, 오프보딩이 잘 이루어진 기업은 퇴사자들로부터 긍정적인 피드백을 받을 가능성이 높아지죠.

단순한 퇴사가 아닌 마지막 경험 관리, 오프보딩 프로세스는?

그렇다면 오프보딩 프로세스는 어떤 절차로 진행해야 할까요? 지금부터 단계별로 살펴보겠습니다.

1. 오프보딩 프로세스 절차 수립하기

먼저, 오프보딩 프로세스가 정리되어 있지 않은 기업이라면 기본적인 절차부터 구축하는 게 중요해요. 온보딩이 직원의 빠른 적응을 돕는 과정이라면, 오프보딩은 퇴사자의 원활한 이탈과 조직의 연속성을 위한 과정이에요. 퇴사자가 조직을 떠나는 과정에서 체계적으로 진행해야 할 절차를 미리 정리해두면, 혼선을 줄이고 기업과 퇴사자 모두가 깔끔하게 마무리할 수 있어요. (온보딩 프로세스 세팅이 필요하다면? 😊 온보딩 과정도 함께 확인하기)

오프보딩 프로세스를 설정할 때 고려해야 할 핵심 요소

✔️ 퇴사 공지 절차는 어떻게 할 것인지

✔️ 인수인계 프로세스는 어떤 방식으로 진행할 것인지

✔️ 퇴사자 인터뷰(Exit Interview)는 필수적으로 진행할 것인지

✔️ 퇴사자의 계정 권한 등 보안 관리는 어떻게 관리할 것인지

2. 퇴사 절차 및 내용 공지하기

퇴사 일정이 확정되었다면, 퇴사 예정자에게 오프보딩 절차를 명확하게 안내하는 것부터 시작해야 해요. 퇴사 과정에서 가장 혼란스러운 부분은 ‘이제 다음은 뭐지? 내가 무엇을 더 준비해야 하지?’ 의문이 생긴다는 점인데요. 이를 방지하고 모두에게 매끄러운 마무리를 짓기 위해서는 퇴사 절차가 어떻게 되는지 타임라인을 제공하는 것이 좋겠죠. 아래처럼 일정 별로 퇴사자가 준비해야 할 사항을 정리해 두면 기업과 퇴사자 모두 불필요한 혼선을 줄일 수 있어요!

퇴사 절차 타임라인

✔ 퇴사 4주 전: 공식적으로 퇴사 일정 확정 및 오프보딩 프로세스 안내

✔ 퇴사 2~3주 전: 인수인계 시작, 업무 문서 정리 및 공유

✔ 퇴사 1주 전: IT 기기 반납, 최종 인터뷰 진행, 퇴사 후 절차 안내

✔ 퇴사 당일: 공식적인 송별 및 마무리

3. 인수인계 과정 관리하기

퇴사 과정에서 가장 중요한 단계 중 하나는 인수인계를 체계적으로 진행하는 겁니다. 퇴사자가 남긴 업무 공백을 최소화하려면 명확한 가이드라인이 필요하죠. 인수인계 가이드를 미리 제공하면 퇴사자도 부담 없이 업무를 정리할 수 있고, 남은 구성원들도 빠르게 업무를 이어갈 수 있어요.

인수인계 체크리스트

4. 퇴사 면담 진행하기

퇴사자와의 마지막 대화, 단순한 형식 상의 절차로 생각하면 안 돼요. **퇴사 면담(Exit Interview)**은 오프보딩에서 가장 중요한 단계 중 하나인데요. 이 면담을 통해 퇴사 이유를 파악하고, 조직의 개선점을 찾을 수 있는 피드백을 받을 수 있어요. 또한 퇴사자가 회사를 떠난 후에도 좋은 기억을 가질 수 있도록 마지막 인상을 남기는 과정이기도 하죠. 퇴사 면담을 할 때 아래와 같은 내용을 얘기해 보면 어떨까요?

퇴사 면담 시 유용한 질문 리스트

✔ 새로운 직장, 직업을 가지게 되었다면 그 결정의 가장 큰 계기는 무엇이었나요?

✔ 우리 회사에서 가장 만족했던 부분, 가장 크게 배운 점은 무엇인가요?

✔ 반대로 회사의 업무 환경이나 조직 문화에서 개선이 필요하다고 느낀 점이 있나요?

✔ 다시 기회가 주어진다면 이곳에서 일하고 싶은가요?

5. IT 기기 반납 & 정보 보안 사항 확인하기

퇴사자가 조직을 떠난 후에도 회사 계정이나 시스템 접근 권한이 남아 있다면 보안 리스크가 발생할 수 있어요. 그렇기 때문에, 후임자가 결정되었는지와 관계없이 퇴사자의 IT 기기 및 계정을 철저히 관리하는 것이 중요합니다. 이 과정이 제대로 이루어지지 않으면, 퇴사자가 회사 내부 정보에 계속 접근하거나, 외부로 기밀이 유출될 가능성도 있어요.

IT 및 보안 체크리스트

✅ 회사 계정 삭제 및 권한 회수: 이메일, 사내 시스템, 협업 툴(Google Workspace, Slack 등) 접근 차단

✅ IT 기기 반납: 노트북, 태블릿, 휴대폰 등 회사 제공 장비 회수 및 초기화

✅ 비밀 유지 서약서 확인: 필요 시 서명 요청 및 보안 규정 안내

✅ 데이터 보관 및 삭제: 퇴사자의 개인 정보 보호를 위해 필요하지 않은 데이터 파기

퇴사자도 기업의 중요한 고객입니다

많은 기업이 채용과 온보딩에 집중하지만, 퇴사자 관리 또한 기업 성장에 중요한 요소입니다. 오프보딩 시스템을 제대로 구축하면, 기업의 평판을 관리하는 것은 물론, 퇴사자의 솔직한 리뷰를 통해 조직 전체의 만족도를 높일 수 있죠. 퇴사자는 우리 기업을 경험했던 소중한 인재이자 잠재적인 고객, 협력자가 될 수도 있고요. 향후 재입사 또는 업계 네트워크를 통한 좋은 영향을 기대할 수도 있습니다.

회사의 첫인상만큼 중요한 마지막 인상 만들기, 시작해 보시는 것 어떤가요? 퇴사자가 회사를 떠난 후에도 좋은 인상을 갖고, 긍정적인 관계를 유지할 수 있도록 고민하는 모든 HR 담당자분들을 클래스101 비즈니스 팀이 응원합니다! 💪

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